Meeting-Aufzeichnungen in Microsoft Teams können sich schnell zu einem echten Speicherfresser entwickeln – und das oft völlig unbemerkt. Viele Unternehmen stellen überrascht fest, dass ihr OneDrive- oder SharePoint-Speicher plötzlich überlastet ist, obwohl sie gar keine großen Dateien bewusst hochgeladen haben. Der Grund liegt meist in den automatischen Backup-Einstellungen für Teams-Aufzeichnungen, die standardmäßig aktiviert sind und jedes aufgezeichnete Meeting in der Cloud ablegen.
Besonders problematisch wird es, wenn dabei vertrauliche Unternehmensdaten oder interne Diskussionen automatisch in die Cloud wandern, ohne dass die IT-Abteilung oder Compliance-Verantwortliche davon wissen. Diese Situation kann nicht nur zu Speicherplatzproblemen führen, sondern auch ernsthafte Datenschutz- und Sicherheitsrisiken bergen.
Warum Teams-Aufzeichnungen zum Speicherproblem werden
Eine einzige Stunde Videokonferenz in Full-HD-Qualität kann schnell 1-2 GB Speicherplatz beanspruchen. Bei Unternehmen mit häufigen Meetings summiert sich das rasant: Ein Team mit 20 Personen, das täglich zwei einstündige Meetings aufzeichnet, produziert monatlich bis zu 120 GB an Aufzeichnungsdaten. Multipliziert man das mit mehreren Abteilungen, erreicht man schnell die Grenzen des verfügbaren Cloud-Speichers.
Das Problem verschärft sich dadurch, dass viele Nutzer nicht wissen, wo ihre Aufzeichnungen landen. Je nach Konfiguration werden sie in OneDrive for Business, SharePoint oder Microsoft Stream gespeichert – oft ohne klare Aufbewahrungsrichtlinien oder automatische Löschfristen.
Sicherheitsrisiken durch automatische Cloud-Speicherung
Neben dem Speicherplatzproblem entstehen erhebliche Compliance-Risiken. Wenn Meeting-Aufzeichnungen automatisch in der Cloud landen, können dabei versehentlich hochsensible Informationen wie Geschäftsgeheimnisse, Kundendaten oder strategische Planungen dauerhaft gespeichert werden. Besonders bei Unternehmen in regulierten Branchen oder mit strengen Datenschutzanforderungen kann dies zu rechtlichen Problemen führen.
Ein weiteres Risiko besteht in der unkontrollierten Zugriffsverteilung. Aufzeichnungen erben oft die Berechtigungen des ursprünglichen Meetings, was bedeutet, dass externe Teilnehmer oder ehemalige Mitarbeiter möglicherweise dauerhaft Zugriff auf sensible Unternehmensinhalte behalten.
Automatische Aufzeichnungs-Backups deaktivieren
Über das Teams Admin Center
Administratoren können die automatische Speicherung von Meeting-Aufzeichnungen zentral für das gesamte Unternehmen steuern. Der Weg führt über das Microsoft Teams Admin Center:
- Melden Sie sich im Teams Admin Center an
- Navigieren Sie zu „Meetings“ > „Meeting-Richtlinien“
- Wählen Sie die entsprechende Richtlinie aus oder erstellen Sie eine neue
- Setzen Sie „Aufzeichnung zulassen“ auf „Deaktiviert“ oder „Nur Organisator kann aufzeichnen“
- Deaktivieren Sie zusätzlich „Automatische Aufzeichnung“ in den erweiterten Einstellungen
Diese Einstellung verhindert, dass Meetings automatisch aufgezeichnet werden, ohne dass der Organisator bewusst die Aufzeichnung startet.
Lokale Speicherung als Alternative konfigurieren
Für Unternehmen, die trotzdem Aufzeichnungen benötigen, aber die Cloud-Speicherung vermeiden möchten, bietet sich die lokale Speicherung an. Aktivieren Sie in den Meeting-Richtlinien die Option „Lokale Aufzeichnung zulassen“ und deaktivieren Sie gleichzeitig die Cloud-Aufzeichnung.
Beachten Sie jedoch, dass lokale Aufzeichnungen nur in der Desktop-Version von Teams verfügbar sind und die Dateien auf dem Computer des aufzeichnenden Teilnehmers gespeichert werden.
Bestehende Aufzeichnungen verwalten und bereinigen
Falls bereits zahlreiche automatische Aufzeichnungen existieren, sollten Sie eine systematische Bereinigung durchführen. Über PowerShell können Administratoren alle Teams-Aufzeichnungen eines Mandanten auflisten und bei Bedarf löschen:
Das Skript Get-PnPListItem hilft dabei, alle Aufzeichnungen in SharePoint-Bibliotheken zu identifizieren. Kombiniert mit Filterfunktionen lassen sich gezielt alte oder unerwünschte Aufzeichnungen entfernen.
Aufbewahrungsrichtlinien implementieren
Richten Sie in Microsoft 365 Retention Policies ein, die automatisch festlegen, wie lange Meeting-Aufzeichnungen aufbewahrt werden sollen. Eine typische Unternehmensrichtlinie könnte beispielsweise vorsehen, dass Aufzeichnungen nach 90 Tagen automatisch gelöscht werden, es sei denn, sie werden explizit als archivierungswürdig markiert.
Alternative Ansätze für Meeting-Dokumentation
Statt vollständiger Videoaufzeichnungen können Unternehmen auf effizientere Alternativen setzen. Die automatische Transkription in Teams erzeugt durchsuchbare Textdateien, die nur wenige Kilobyte groß sind und trotzdem die wichtigsten Inhalte erfassen.
Eine weitere Option ist die Verwendung von Microsoft Whiteboard oder OneNote während der Meetings. Diese Tools ermöglichen es, wichtige Punkte und Entscheidungen direkt zu dokumentieren, ohne dass eine vollständige Aufzeichnung erforderlich ist.
Monitoring und kontinuierliche Überwachung
Implementieren Sie regelmäßige Überwachungsprozesse, um sicherzustellen, dass keine ungewollten Aufzeichnungen mehr erstellt werden. Das Microsoft 365 Compliance Center bietet detaillierte Berichte über Speicherverbrauch und kann Administratoren warnen, wenn bestimmte Schwellenwerte überschritten werden.
Schulen Sie außerdem Ihre Mitarbeiter im bewussten Umgang mit Meeting-Aufzeichnungen. Oft reicht schon das Bewusstsein für die Problematik aus, um unnötige Aufzeichnungen zu vermeiden und stattdessen auf gezielte Dokumentation zu setzen.
Die Kontrolle über Meeting-Aufzeichnungen ist nicht nur eine Frage der Speicheroptimierung, sondern ein wichtiger Baustein für Datenschutz und Compliance in der modernen Arbeitswelt. Mit den richtigen Einstellungen lassen sich die Vorteile von Teams nutzen, ohne dabei ungewollt Sicherheitsrisiken oder Kostenexplosionen zu riskieren.
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